アメリカで飲食店の経理業務を外注する方法 | 4つのポイントを会計士がわかりやすく解説

「毎日Squareの売上は締まっているのに、月末になると数字が合わない。」
「チップの処理が正しいのか自信がないまま、Payrollシステムに流している――」

アメリカで飲食店を経営していると、こういう状態のまま日々が過ぎていくことも少なくないと思います。特に開業のときは税金や許認可の話で手一杯で、日々の記帳まで手が回らないはずです。そこで経理を外注しようと考えるのですが、いざ探すと「何をどこまで頼めるのか」がわからない。

この記事では、飲食店の経理代行を「POSシステムの日次売上」「チップ報告」「食材原価率」「多店舗の損益管理」という4つの実務に分けて、どう設計して代行に任せるかを解説したいと思います。読み終えるころには、具体的に何を依頼すれば良いかが見えてくるはずです。

飲食店の経理業務を外注する前に、まずは何を任せるかを分解する

飲食店の経理代行を検討する際に最初にやるべきことは、「業務の分解」です。ここでは、レストランの記帳代行で実際に発生する4つの業務を先に並べ、それぞれを外注する意味を整理します。

「経理を丸ごとお願いしたい」という気持ちはよくわかります。ただ、丸投げの依頼は、結局「何が含まれて何が含まれないか」が曖昧なまま契約に進みがちです。あとで「その作業は別料金です」と言われて揉めてしまう。経理業務の外注でいちばん多いトラブルが、この範囲のズレです。

飲食店特有の経理業務は、大きく次の4つに分かれます。

• POSの日次売上の記帳：毎日の売上・現金・カード・チップを帳簿に落とす作業
• チップ（Tip）の報告と処理：従業員のチップをPayrollと税務に正しく反映する作業
• 食材原価率の月次管理：仕入と売上を突き合わせて原価率を出す作業
• 多店舗の損益管理：店舗ごとに損益を分けて記帳する作業

1店舗だけの経営で、かつチップも小規模なら、必要なのは上の2つだけかもしれません。逆に3店舗を回していれば、4つすべてが絡んできます。自分の店がどの業務を必要としているかを先に決めてから、会計事務所に見積もりを取る。これだけで、契約後のトラブルはかなり減るかと思います。

以下、それぞれの業務を「代行にどう設計して任せるか」という視点で見ていきます。

POSの日次売上を記帳代行に任せる設計

ここは飲食店の記帳の土台なので、最初に固めておきたい部分です。POSシステムのデータ記帳を代行に任せる場合、「どのデータを」「どの頻度で」「どう帳簿に落とすか」の3点を決める必要があります。

日次で拾うべきデータは何か

飲食店のPOS、たとえばSquareやToastは、1日の営業が終わると自動でレポートを出します。ここには売上だけでなく、複数の数字が混ざっています。

• Gross Sales（総売上）：値引き前の売上合計
• 現金・カード・その他の内訳：入金経路ごとの金額
• Sales Tax（売上税）：預かった税金の額
• Tips（チップ）：カード経由で受け取ったチップ
• 決済手数料：POS会社に引かれる手数料

問題は、これらを一つの入金として雑に記帳すると、あとで数字が合わなくなることです。カード売上は手数料を引かれてから銀行に入ります。チップは店の売上ではなく、従業員に渡す預り金です。Sales Taxも州に納める預り金で、正確には店の収入ではありません。

ここを分けずに「銀行に入った金額＝売上」として記帳してしまうと、売上が実際より少なく見え、原価率も税額もずれます。日次売上の記帳とは、POSレポートの数字を「売上・預り金・手数料」に仕分ける作業と言えます。

記帳代行を依頼するときの決めごと

この作業を代行に任せる場合、次の3点を明確にしておくとスムーズです。

1つ目は、記帳の頻度です。毎日きっちり記帳する店もあれば、週次や月次でまとめて処理する店もあります。日次の売上データを毎日渡すのは手間なので、実務では「POSと会計ソフトを連携させ、会計事務所が月次でレビューする」形が多いかと思います。

2つ目は、データの渡し方です。QuickBooksとPOSを直接つなげるのか、CSVをエクスポートして渡すのか。連携ができるなら、代行の作業は「連携された仕訳のチェックと修正」になり、コストもグッと下がります。

3つ目は、現金の取り扱いです。現金商売の飲食店では、レジの現金とPOSの記録が合わないことが日常的に起きえます。この差額（Over/Short）をどう処理するかは、外注先と最初に決めておくと安心です。

チップ報告と食材原価率を月次で外注する

この章は、飲食店の経理でいちばん間違いが起きやすい2つの領域です。チップの税務処理と、原価率の管理。どちらも放置すると、税務リスクか利益の取りこぼしにつながります。

チップ（Tip）の報告を代行に任せる

チップの処理は、日本人オーナーがもっとも戸惑う部分ではないでしょうか。日本にはチップの文化がないので、そもそも「何を報告するのか」がピンと来ないと思います。

アメリカでは、従業員が受け取ったチップは課税所得（税金が課される所得）です。店はそれを従業員のPayroll（給与計算）に反映し、FICA Tax（社会保障税・メディケア税）の計算に含める義務があります。また、従業員は月$20以上のチップを受け取ったら、雇用主に報告する必要があります。この報告にはForm 4070（チップの報告書）が使われます。

ここで問題になるのが、現金チップとカードチップの違いです。カードチップはPOSに記録が残るので把握しやすい。ですが現金チップは記録が残らず、従業員の自己申告に頼る形になります。この申告漏れを店が放置すると、IRSの調査で店側の責任を問われることがありますので注意が必要です。

外注先の会計事務所などにチップ報告を任せる場合、依頼する作業は以下のようになります。

• POSのチップデータの集計：カード経由のチップを従業員ごとに集計する
• Payroll（給与計算）への反映：チップを給与計算に組み込む
• FICA Tip Creditの適用：雇用主が負担したチップ分のFICAを税額控除として拾う

最後のFICA Tip Creditは、見落とされがちですが大きな節税につながります。従業員のチップに対して雇用主が払ったFICA Tax（7.65%）の一部を、Form 8846で税額控除として申告することが可能です。飲食店の対応実績がある会計事務所ならこの控除を当たり前に拾いますが、一般の記帳代行だと拾い漏れることがありますので注意が必要です。

食材原価率の月次管理

原価率の管理は、税務のためというより、店の利益を守るための作業と言えます。食材原価率とは、売上に対する食材仕入の割合です。一般的な飲食店で28〜35%が目安とされます。ここが40%を超えていれば、仕入の無駄やメニュー価格の問題を疑うのだろうと思います。

この数字を出すには、単純に「今月払った仕入額」を使ってはいけません。月末に在庫が残っていれば、それはまだ売上になっていない食材です。正確な原価は、次の式で計算します。

• 期首在庫 ＋ 当月仕入 − 期末在庫 ＝ 当月の食材原価

ここに在庫のカウントが絡むので、月次の原価管理は店側と記帳代行業者の共同作業になります。店は月末に在庫を数えて代行に渡す。代行はそれを使って原価率を計算し、月次レポートに載せる。この分担を最初に決めておくと、毎月の作業が円滑に回るかと思います。

正直なところ、在庫カウントを毎月きちんとやっている日系飲食店は多くないはずです。ただ、これをやるかどうかで、原価率が正確に見えるかが変わってきます。飲食店の記帳代行を依頼をするなら、原価率のレポートを月次で出せる代行業者を選ぶことをおすすめします。

多店舗の損益管理を代行業者に依頼する

2店舗目を出したとき、多くのオーナーがぶつかるのがこの問題だと思います。店舗ごとの損益が見えないと、どの店が儲かっているのかわからない。ここでは、QuickBooksのClass機能を使った店舗別の損益管理を外注する設計を整理していきます。

Class（クラス）とは何か

Classとは、QuickBooksで取引を分類するタグのようなものです。1つの会計帳簿の中で、売上や経費に「A店」「B店」というラベルを付けます。これで、法人全体の損益を見ながら、同時に店舗ごとの損益も出すことができます。

飲食店で多店舗を1つの法人で運営している場合、これがないと店舗別の損益が出せません。売上も仕入も人件費も全部まとめて記帳されてしまい、「B店だけものすごく赤字なのに、全体では黒字だから気づかなかった」という事態が起きます。

Class管理を任せるときに決めること

Class管理を代行業者に依頼する場合、最初に「分類のルール」を固める必要があります。

売上はPOSが店舗別に記録するので、Classを付けるのは比較的簡単です。難しいのは経費です。仕入は納品先の店舗で分けられます。ですが、本社家賃や会計士のフィーのような「店舗共通の経費」をどう配分するか。これを決めておかないと、店舗別損益が実態とかけ離れてしまいます。

実務では、共通経費を売上比率で按分するか、あるいは「本社」というClassを別に立てて共通経費をそこに集める方法が使われます。どちらにするかは外注先である会計事務所と相談して決めるのが良いかと思います。

• 店舗ごとにClassを設定する：売上・直接経費を店舗別に記帳
• 共通経費の配分ルールを決める：按分か、本社Classへの集約か
• 月次で店舗別P&Lを出す：店舗ごとの損益計算書を作る

Class管理は、設定を最初に正しく組めば、あとは同じルールで記帳するだけです。ここを最初にきちんと設計できるかどうかが、多店舗経営の意思決定を左右すると思います。

飲食店対応の実績がある経理代行を選ぶ理由

ここまで4つの業務を見てきましたが、これらをすべて任せられる代行と、そうでない代行があります。この章では、なぜ飲食の実績を持つ代行を選ぶべきかを、具体的な差で説明したいと思います。

一般的な記帳代行は、銀行明細とクレジットカード明細を仕訳するのが基本です。飲食店の経理は、それとは作業の質が異なります。

飲食を知らない代行だと何が起きるか

飲食の実績がない代行に頼むと、次のようなことが起きがちです。

POSの売上を、銀行入金額でそのまま記帳してしまう。すると売上が過少になり、Sales Taxの申告額もずれます。チップを店の売上に混ぜてしまい、FICA Tip Creditを拾い損ねる。原価率のレポートが出せず、在庫を無視した仕入額だけで原価を計算してしまう。

これらは、飲食業界の記帳を知っていれば当たり前に避けられるミスです。ですが、飲食の経理を扱ったことがない代行業者は、残念ながらそもそも「POSレポートを仕分ける」という発想を持っていないことがあります。

代行業者を選ぶときの確認ポイント

レストランの記帳代行業者を探すなら、契約前に次を確認するとよいかと思います。

この4つに「できます」と即答できる会計事務所なら、飲食の実務を理解していると考えてよいと思います。逆に、質問に対して答えが曖昧なら、契約後にひとつずつ説明する手間がかかります。

当サイトの見解

私たちが飲食店のクライアントを見てきた経験から言えるのは、飲食店の経理外注は「安さ」より「飲食業の商流や経理の特徴を理解しているか」で選ぶべきだということです。

月額の安い記帳代行に頼んだものの、原価率が出ない、チップ処理が正しくない、店舗別損益がわからない――結局あとから作り直しになるケースは少なくありません。帳簿の作り直しには、最初から飲食に強い代行業者に頼むより高い費用がかかります。

もう一つお伝えしたいのは、必ずしも全てを代行に丸投げしなくてもよいということです。日次の売上入力は自分でやり、月次のレビューと原価率・チップ・店舗の損益管理だけを代行に任せる。この分担なら、コストを抑えつつ、専門性が要る部分だけプロに任せられます。

大事なのは、この記事で分解した4つの業務のうち、自分の店がどれを外注し、どれを自分でやるかを最初に決めることです。範囲さえ決まれば、代行との契約はぐっとスムーズになるかと思います。

まとめ

この記事では、飲食店の経理代行を「POSの日次売上」「チップ報告」「食材原価率」「多店舗の損益管理」という4つの実務に分けて、外注の設計方法について解説してきました。

以下に、この記事のポイントを整理しておきます。

この記事が、アメリカで飲食店の経理業務の外注を検討されている方の助けになれば幸いです。